Gestionale per circoli e club di padel

Un circolo spesso non è solo un centro padel con qualche campo in più. È un posto dove le stesse persone si ritrovano ogni settimana: il gruppo del martedì sera, il torneo sociale di fine stagione, il corso del sabato mattina, e tre o quattro persone che si danno il turno al banco. Il carico non cresce soltanto con i campi: pesano anche le persone che toccano il calendario e le abitudini che nessuno ha mai scritto.

Dove si inceppa un circolo con più campi

Con pochi campi e sempre la stessa persona dietro al banco, ci si capisce a voce. Poi il circolo cresce e i problemi sono spesso gli stessi.

• Troppe mani sul calendario: due collaboratori spostano la stessa prenotazione, oppure nessuno sa chi ha cancellato cosa.
• Regole che vivono a voce: ognuno racconta a modo suo fino a quando si può disdire, e il giocatore sceglie la versione che gli conviene.
• Iniziative che si accavallano: il torneo sociale prende i campi che servivano al corso, e il corso quelli di una prenotazione già fatta.
• Gruppi che occupano tutto: chi prenota ogni sera per un mese lascia agli altri soltanto gli orari peggiori.

In PadelFlow tutti i campi stanno nello stesso calendario e una prenotazione si sposta trascinandola. I giocatori prenotano dal sito del circolo, pensato prima per il telefono, e una doppia prenotazione è impossibile perché lo impedisce il programma stesso, non solo l’interfaccia.

Ruoli dei collaboratori: chi può fare cosa

Prima di toccare qualsiasi impostazione, scrivi su un foglio cosa fa ogni persona in una giornata normale. Poi dai a ciascuno il ruolo più basso che gli basta per lavorare. In PadelFlow i ruoli sono tre:

• Staff: calendario, prenotazioni, clienti e incassi. È il ruolo di chi sta al banco.
• Gestore: in più campi, listino, dati del centro, staff, storni ed eliminazioni. Va bene per chi ti affianca nella gestione quotidiana, ma non apre tornei, non gestisce maestri e corsi e non nomina altri gestori.
• Proprietario, cioè il titolare: vede e fa tutto, compresi impostazioni, collaboratori, tornei, lezioni e corsi, e nomina gestori e altri proprietari.

Due errori da evitare: dare a tutti lo stesso accesso “per comodità” e far usare un’unica password a più persone. Con una password per tutti, quando qualcosa va storto non sai chi è stato, e quando un collaboratore se ne va devi cambiarla a tutti. In PadelFlow ogni collaboratore ha il suo accesso e uno dei tre ruoli: quando qualcuno lascia il circolo, disattivi solo il suo.

Le regole del circolo, scritte una volta sola

Tre regole sono un buon punto di partenza: quanti giorni prima si può prenotare, fino a quante ore prima si può disdire, quante partite può avere in programma lo stesso giocatore. Esempio: in un circolo con sei campi, chi può prenotare ogni sera dei prossimi trenta giorni finisce per tenersi gli orari migliori; un tetto alle partite in programma lascia posto anche agli altri.

Scrivile in un regolamento di una pagina, da appendere al banco. In PadelFlow queste tre regole le imposti tu, per il centro, e valgono per le prenotazioni che i giocatori fanno dal sito: nessuno deve ricordarle a voce.

Tornei sociali senza fermare il circolo

Un torneo sociale tiene unito il circolo, ma si prende campi e attenzione. Un ordine di lavoro che funziona:

1. Scegli il formato per il tuo gruppoL’americano va bene con gruppi misti: ci si iscrive da soli, a ogni turno cambia il compagno (e di solito gli avversari) e ognuno accumula i propri punti. I gironi con tabellone finale garantiscono a tutti più partite dell’eliminazione diretta, dove chi perde al primo turno esce. L’eliminazione diretta è la più rapida: va bene quando c’è poco tempo.
2. Metti una fascia di livello se il gruppo è eterogeneoUn principiante contro un giocatore esperto spesso non diverte nessuno dei due. La fascia vale per chi si iscrive dal sito; dal gestionale puoi iscrivere chiunque.
3. Assegna i campi, ma non tuttiIl torneo blocca i campi che gli assegni e nessuno può prenotarli per altro. Lascia liberi alcuni campi per chi vuole giocare lo stesso.
4. Apri le iscrizioniDal sito i giocatori si iscrivono da soli o in coppia, a seconda del formato. Chi passa dal banco viene iscritto dal titolare, dal gestionale.
5. Inserisci i risultatiIl titolare inserisce i punteggi dal gestionale; risultati e classifica restano online sul sito del centro, così i giocatori li consultano dal telefono.

I tornei li apre solo il titolare. In un circolo con più collaboratori è un vantaggio: c’è un unico responsabile del calendario sportivo e nessuno blocca campi per errore.

Corsi e maestri: niente sovrapposizioni

Con più maestri e più gruppi il pasticcio tipico è uno solo: lo stesso maestro su due campi, oppure un campo prenotato mentre c’è il corso. In PadelFlow ogni maestro ha le sue fasce di disponibilità e puoi proporre lezioni private, di gruppo e corsi di più settimane. Campo e maestro non si sovrappongono perché lo impedisce il programma, non l’attenzione di chi compila il calendario.

Prima di aprire un corso decidi come si paga: lezione per lezione, con più flessibilità per l’allievo, oppure a corso intero, con una quota unica e un gruppo più stabile. Gli iscritti si iscrivono dal sito; maestri, lezioni, corsi, iscrizioni e incassi dei corsi li gestisce solo il titolare, come i tornei. I pagamenti online sono attivi per ogni centro e si attivano all’avvio: l’iscritto paga la propria quota dal telefono. Chi paga al centro viene segnato dal titolare dal gestionale.

Frequentatori abituali e partite aperte

In un circolo contano le abitudini: chi gioca il martedì, a che ora, quanto ha speso. La rubrica clienti di PadelFlow tiene lo storico di ogni giocatore: partite, lezioni, corsi e tornei, con campo, orario e quanto ha pagato, comprese le prenotazioni fatte al banco.

Quando a un gruppo manca il quarto, chi cerca giocatori apre una partita aperta: entra chi ha il livello giusto, da 1 a 10, dichiarato dal giocatore stesso. Non è una misura ufficiale, quindi conviene usarlo come orientamento e non come giudizio. Il giocatore ha un solo account, valido in tutti i centri PadelFlow, e può invitare i compagni con un link.

WhatsApp è attivo per ogni centro e si collega all’avvio, insieme alle prime impostazioni. Dal numero WhatsApp del centro, con il canale ufficiale di Meta, arrivano il codice di accesso dei giocatori, i promemoria prima della partita e le conferme di prenotazione, oltre agli inviti per i campi vuoti e per le partite aperte. Gli inviti vanno solo a chi ha accettato di riceverli, con un modo semplice per non riceverne più.

Funzioni attive per ogni centro

Queste funzioni sono attive per ogni centro e si attivano all’avvio:

• Pagamenti online: i giocatori pagano la prenotazione o la propria quota dal telefono. Il centro vede i pagamenti nel conto del giorno.
• Fatturazione: ricevute e fatture generate dagli incassi.
• Matching automatico dei giocatori: quando una partita ha un posto libero, PadelFlow propone compagni e avversari adatti per livello, da 1 a 10. Gli inviti passano da WhatsApp.
• App per iOS e Android: un’app sul telefono per i giocatori, con gli avvisi. Funziona anche dal browser, senza installare nulla.
• Bacheca: un posto solo per novità, risultati e comunicazioni del centro verso i giocatori.

Gli incassi presi al centro si registrano per metodo: contanti, carta, Satispay, bonifico, altro. Come la fatturazione si lega alla cassa del centro si vede in demo.

Cosa resta fuori, per ora

Meglio dirlo subito. C’è la tessera socio, con periodo, quota, sconto sui campi, saldo prepagato e QR da inquadrare al banco; non c’è il tesseramento federale né i rinnovi automatici. Per le quote sociali e il regime fiscale del circolo, il riferimento resta il tuo commercialista.

Una lista da controllare prima di scegliere

• Ogni collaboratore ha un accesso suo, con un ruolo che limita cosa può cambiare?
• Chi sta al banco può prenotare e incassare senza poter cambiare listino e campi?
• Le regole di prenotazione e disdetta si impostano e le applica il sistema?
• Una doppia prenotazione è impossibile, o solo sconsigliata?
• Esistono più formati di torneo, con iscrizioni dal sito?
• Maestri, campi e corsi si possono sovrapporre?
• Lo storico dei clienti comprende anche le prenotazioni fatte al banco?
• Cosa succede ai tuoi dati se un giorno cambi gestionale?
• Cosa c’è oggi e cosa no?

PadelFlow tiene in un solo gestionale calendario dei campi, collaboratori con ruoli, regole decise dal centro, tornei e corsi, e dà ai giocatori un sito dove prenotare da soli. Se il tuo circolo ha una richiesta particolare, la demo senza impegno è un buon modo per vedere cosa regge e cosa no: scrivendo a info@padelflow.net si risponde direttamente.