In un centro con uno, due o tre campi spesso il titolare è anche la reception, il barista e a volte il maestro. Le prenotazioni arrivano mentre sei in campo, in cassa o negli spogliatoi, e finiscono dove capita: una telefonata, un messaggio sul cellulare personale, un nome a matita sul quaderno. Funziona finché non si sovrappone qualcosa, e poi una doppia prenotazione può rovinare una serata.
Un gestionale per un centro piccolo non deve essere un programma da imparare: deve restare fuori dai piedi.
Perché serve anche con due campi
Questi problemi non sono solo dei centri grandi. Con due campi puoi avere la stessa prenotazione segnata in due posti, un cliente che giura di aver prenotato senza che nessuno trovi il suo nome, una sera in cui il banco è occupato e una telefonata che nessuno richiama. In un centro piccolo non c’è nessuno a cui passare il problema: lo risolvi tu.
Cosa serve davvero a un centro da uno a tre campi
- Un calendario unico dei campi, che si legge a colpo d’occhio e dove sposti una prenotazione trascinandola.
- Le prenotazioni online dal sito del centro, con gli orari liberi in tempo reale, così i giocatori prenotano anche quando tu sei occupato o il centro è chiuso.
- Nessuna doppia prenotazione: in PadelFlow la impedisce il programma stesso, non solo lo schermo.
- Un listino per fascia (giorno e sera) e per durata (60, 90 o 120 minuti), così al banco non fai calcoli.
- Una rubrica clienti con lo storico, per riconoscere chi torna ogni settimana.
- Gli incassi segnati per metodo (contanti, carta, Satispay, bonifico, altro) e il conto del giorno.
- Nessuna installazione: si usa dal browser, dal computer del banco e dal telefono.
Tornei, lezioni e partite aperte ci sono, ma nessuno ti obbliga a usarli dal primo giorno. Si cominciano a usare quando il calendario gira e vuoi dare più movimento alle ore meno richieste.
Un esempio: due campi, due persone
Un caso inventato per capirci, non un centro reale. Due campi, gestiti da una titolare e da un collaboratore che sta al banco la sera. Prima: la titolare segna sul quaderno, il collaboratore la sera ha i suoi appunti, e il giovedì alle 21 si presentano due coppie per lo stesso campo.
Dopo: i giocatori scelgono un orario libero dal sito del centro e prenotano da soli, anche a mezzanotte. Se qualcuno chiama, la titolare o il collaboratore inserisce la prenotazione nello stesso calendario, che non permette di occupare un campo già occupato. La mattina la titolare apre “Oggi” e vede la giornata; la sera il collaboratore segna gli incassi e come ha pagato ognuno. Lui ha un accesso da Staff: calendario, prenotazioni, clienti e incassi. Lei, da titolare, vede tutto.
Quanto tempo può liberare la prenotazione online
Un conto d’esempio, con numeri da sostituire con i tuoi. Se ricevi 12 telefonate al giorno per prenotare e ognuna porta via due minuti, sono 24 minuti al giorno: circa dodici ore al mese se apri tutti i giorni. Il sito non cancella le telefonate, ma ogni giocatore che prenota da solo è una telefonata in meno e una prenotazione che non va persa quando sei in campo e non puoi rispondere.
Anche le domande che si ripetono (c’è posto giovedì sera? quanto viene?) trovano risposta sul sito, senza di te.
Come si parte, nel dettaglio
- Ci racconti il centroCompili il modulo di richiesta demo: bastano il nome del centro, il tuo nome e un telefono. Se vuoi, aggiungi la città, quanti campi hai e come gestisci oggi le prenotazioni. È un modulo breve.
- Vedi la demoTi mostriamo il gestionale con calma e senza impegno. Il costo dipende dal centro e lo definiamo dopo la demo.
- Inserisci i dati di baseCampi, orari, listino e sito del centro si impostano una volta sola. Se hai dubbi puoi scrivere a info@padelflow.net.
- Provi al bancoPer qualche giorno inserisci tu le prenotazioni dal calendario, accanto al quaderno, finché ti fidi. Poi il quaderno lo lasci.
- Apri ai giocatoriDai il link del sito del centro, tuocentro.padelflow.net, a chi prenota: sui social, su Google, nella chat con i clienti abituali.
Errori da evitare quando si parte
- Tenere le prenotazioni in due posti per sempre: la settimana di prova serve a passare, non a vivere con due calendari.
- Ricopiare tutto lo storico prima di cominciare: parti dalle prenotazioni future e dai clienti che giocano ogni settimana, gli altri li aggiungi man mano che prenotano.
- Dare a tutti l’accesso da titolare: ogni collaboratore ha il suo accesso, come Staff (calendario, prenotazioni, clienti e incassi) o come Gestore (in più campi, dati del centro e storni).
- Lasciare le regole non scritte: decidi i giorni di anticipo per prenotare, il preavviso di disdetta e il massimo di partite in programma per giocatore, e impostali una volta.
- Dimenticare di registrare gli incassi fatti al banco: i pagamenti online si vedono nel conto del giorno, mentre contanti e carta vanno segnati con il loro metodo, altrimenti il conto non torna.
Cosa controllare prima di scegliere
- Lo capisce anche chi sta al banco senza corsi? Chiedi di provarlo in demo con una giornata tipo del tuo centro.
- Funziona dal browser, anche dal telefono?
- Le doppie prenotazioni sono impossibili o solo sconsigliate?
- I giocatori prenotano da un indirizzo con il nome del tuo centro?
- Decidi tu le regole di disdetta e i limiti per giocatore?
- Il costo è chiaro, per il tuo centro, prima di cominciare?
- Cosa succede ai tuoi dati se smetti? In PadelFlow, a fine rapporto il centro riceve una copia dei dati su richiesta.
Per scontrini, fatture e obblighi fiscali il riferimento resta il tuo commercialista: PadelFlow registra gli incassi per metodo, ti dà il conto del giorno e genera ricevute e fatture dagli incassi. La fatturazione è attiva per ogni centro, si attiva all’avvio. Per lo scontrino fiscale dipende dalla cassa del centro e lo si vede in demo.
Se preferisci parlarne a voce, puoi scrivere a info@padelflow.net, oppure richiedere la demo dal modulo.
Domande frequenti
Un centro con un solo campo ha bisogno di un gestionale?
Se le prenotazioni arrivano da più canali (telefono, chat, quaderno) sì: è lì che nascono le sovrapposizioni. Con poche prenotazioni a settimana un quaderno può bastare.
Devo installare qualcosa o comprare un computer nuovo?
No. PadelFlow funziona dal browser, da computer e da telefono, senza installare nulla. Basta un dispositivo con internet. Per i giocatori ci sono anche le app per iOS e Android, con gli avvisi: sono attive per ogni centro, si attivano all’avvio. Chi non vuole installarle usa il browser.
Posso far lavorare un collaboratore al banco senza fargli vedere tutto?
Sì. Ogni collaboratore ha un accesso suo e tu scegli il ruolo: Staff per il banco (calendario, prenotazioni, clienti e incassi) o Gestore, con più poteri. Il titolare vede tutto.
Quanto costa per un centro piccolo?
Dipende dal centro e lo definiamo dopo una demo, senza impegno. Quando ci scrivi dicci quanti campi hai, così si parte dal tuo caso.
Posso far pagare online i giocatori?
Sì. I giocatori pagano online la prenotazione o la propria quota dal telefono e il centro vede i pagamenti nel conto del giorno. È attivo per ogni centro, si attiva all’avvio. Gli incassi al banco si registrano con il metodo usato, come sempre.