Il foglio Excel, il quaderno al banco e le chat hanno un pregio: funzionano da anni e li conosci a memoria. Il cambio si rimanda per la paura di perdere qualcosa lungo la strada: una prenotazione, un cliente, un incasso. È ragionevole, e si gestisce con un metodo: non si cambia in un giorno, si prepara, si affianca il nuovo al vecchio e solo dopo si spegne il vecchio.
Quando ha senso cambiare
- Ti è capitata più di una doppia prenotazione, o ci sei andato vicino.
- Il foglio lo aprono due o tre persone e ognuna ha la sua versione.
- Non sai dire in pochi secondi chi non gioca da un mese.
- Si prenota solo al banco o per telefono, ma le richieste arrivano a ogni ora.
- A fine giornata la cassa non torna e nessuno sa spiegare perché.
Se ne riconosci due o tre, vale la pena provare.
Il piano in sei passi
- Fotografa come lavori oggiPer una settimana annota dove finisce ogni prenotazione: foglio, quaderno, chat, telefonata. Ti serve per sapere cosa deve confluire nel nuovo calendario.
- Raccogli i datiCampi, orari, listino, regole, rubrica e prenotazioni già prese. Il dettaglio è qui sotto.
- Inserisci i dati nel gestionalePadelFlow non ha un caricamento automatico del tuo foglio: campi, orari e prezzi si impostano dalle impostazioni, i clienti dalla rubrica, una scheda alla volta; poi inserisci tutte le prenotazioni future già prese, una per una (non c’è la prenotazione ricorrente). Sono il passaggio che non si salta: vanno dentro prima di attivare la prenotazione online. Più ordinato è il materiale, più la cosa è rapida. Se vuoi vedere come partire nel tuo caso, chiedilo in demo.
- Prepara chi lavora con teCrea i collaboratori con i loro permessi e fate qualche prenotazione di prova con una scheda cliente di prova, poi annullatela: l’eliminazione definitiva spetta al gestore o al titolare. Finché il calendario non è completo, imposta i campi su «solo dal banco»: in Impostazioni, Sito, Regole spegni l’interruttore di ogni campo (di base un campo nuovo si prenota dal sito). Così nessuno prenota online prima del tempo.
- Avvisa i giocatori e attiva la prenotazione onlineSolo a calendario completo, cioè con dentro tutte le prenotazioni già prese, si procede. Prima di avvisare i giocatori controlla che il WhatsApp del centro sia collegato (Impostazioni, WhatsApp) e che il codice di conferma arrivi, provando a registrarti dal telefono con un cellulare di prova: senza, i nuovi giocatori non possono creare l’account dal sito. Se non è ancora collegato, chiedi in demo come procedere. Poi attiva la prenotazione online sui campi, comunicalo, e per un periodo breve tieni il vecchio foglio come rete di sicurezza, in sola lettura.
- Spegni il foglioQuando i controlli tornano per tutto il periodo di doppio uso che hai stabilito (nell’esempio, due settimane), il vecchio strumento diventa un archivio.
Un calendario d’esempio, inventato: raccolta dei dati la prima settimana, configurazione, inserimento delle prenotazioni già prese e prove al banco la seconda, attivazione della prenotazione online e doppio uso la terza e la quarta, spegnimento del foglio alla fine della quarta. Evita un weekend di torneo.
Cosa raccogliere prima di cominciare
Prepara tutto in un unico file, con una scheda per argomento: ti obbliga a decidere cose che oggi vivono solo nella testa di chi sta al banco.
Campi, orari e listino
Quanti campi hai e come si chiamano, a che ora apri e chiudi ogni giorno, quanto durano le partite (60, 90 o 120 minuti). Poi il prezzo per fascia (giorno e sera) e per durata. Scrivi dove finisce il giorno e comincia la sera: è un punto da decidere in modo esplicito. Sconti per i soci? Annotali: il listino ha fasce per orario e durata, con prezzi che possono essere diversi tra i giorni feriali (da lunedì a venerdì) e il weekend (sabato e domenica); non c’è un calendario dei festivi, quindi un festivo infrasettimanale segue i prezzi dei feriali. Lo sconto soci non è una voce a parte, quindi decidi prima come gestirlo.
Le regole
Con quanti giorni di anticipo si può prenotare, fino a quante ore prima si può disdire, quante partite in programma al massimo per giocatore. Se oggi sono regole dette a voce, decidile adesso: per chi prenota dal sito diventano regole impostate, uguali per tutti i giocatori. Al banco decidi tu caso per caso.
La rubrica dei clienti
Per ogni cliente servono nome, cognome e cellulare con il prefisso: sono i dati obbligatori per creare una scheda nuova. Data di nascita, livello di gioco ed email sono facoltativi e si completano dopo. Il cellulare conta più di tutto: è con quello che il giocatore ha il suo account e ritrova le sue partite, anche quelle prenotate al banco. Prima di inserire i clienti, fai pulizia.
- La stessa persona scritta in due modi («Marco R.» e «Marco Rossi»): una riga sola.
- Numeri scritti senza prefisso o con spazi diversi: tutti nello stesso modo.
- Due persone con lo stesso numero (una famiglia, una coppia): in rubrica un cellulare corrisponde a una sola scheda.
- Celle colorate usate come codice: trasforma il significato in una nota scritta.
- Clienti che non vedi da anni: bastano gli attivi, per esempio chi ha giocato nell’ultimo anno. Chi manca si aggiunge al banco quando torna.
Sono dati personali: per informativa e consensi chiedi al tuo consulente privacy.
Le prenotazioni già prese
È il punto più delicato. Nel gestionale una doppia prenotazione non può esistere, perché a impedirla è il programma. Ma il blocco vale per ciò che è dentro: se la prenotazione online è attiva con il calendario nuovo vuoto, un giocatore può prenotare un campo che sul foglio è già occupato. Raccogli tutte le prenotazioni future, comprese quelle che un cliente ha ogni settimana allo stesso orario e i campi tenuti per lezioni o tornei, e inseriscile prima di attivare la prenotazione online sui campi. PadelFlow non ha la prenotazione ricorrente: ogni settimana si inserisce una per una, quindi conta il lavoro in anticipo.
Chi lavora con te e come incassi
Elenca i collaboratori e cosa deve poter fare ciascuno: chi sta al banco, con il ruolo Staff, gestisce calendario, prenotazioni, clienti e incassi, ma non cambia campi, listino e dati del centro. Se hai lezioni, prepara anche la scheda di ogni maestro: giorni e fasce di disponibilità, prezzo, campi. Dal giorno del passaggio (quello in cui scegli di smettere di scrivere sul foglio) gli incassi li segni nel gestionale per metodo (contanti, carta, Satispay, bonifico, altro) e ottieni il conto del giorno. Per scontrini, fatture e obblighi fiscali segui le indicazioni del tuo commercialista.
Come dirlo ai giocatori
Nessuno è obbligato a cambiare abitudini: chi vuole può continuare a telefonare o a passare al banco, e tu prenoti nello stesso calendario.
- Una settimana prima: un cartello al banco e vicino ai campi che annuncia da quando si prenota dal sito, con l’indirizzo, per esempio tuocentro.padelflow.net.
- Il giorno in cui attivi la prenotazione online: un messaggio nei gruppi del centro e, ai clienti che hanno accettato di ricevere comunicazioni dal centro, un messaggio diretto. Se non sei sicuro di avere il loro consenso, chiedi al tuo consulente privacy prima di scrivere ai singoli.
- Dopo: a ogni telefonata, una frase: «Lo sai che puoi prenotare anche da solo, dal sito?».
Un esempio di messaggio: «Da lunedì puoi prenotare il campo anche dal nostro sito, a qualsiasi ora. Vedi gli orari liberi, il prezzo e quanto paghi a testa. Si apre dal telefono, senza scaricare niente. Se preferisci, puoi continuare a chiamarci o a passare al banco.»
Spiega anche due cose che i giocatori si chiedono. Serve un account con cellulare e password, valido in tutti i centri PadelFlow. Il cellulare si conferma con un codice ricevuto su WhatsApp dal numero del centro: se il centro non ha ancora collegato WhatsApp, i nuovi giocatori non possono registrarsi dal sito (chi ha già un account sì). E si può pagare online: i pagamenti sono attivi per ogni centro e si attivano all’avvio. Il giocatore paga dal telefono la prenotazione o la propria quota, e il centro vede i pagamenti nel conto del giorno.
Il periodo di doppio uso
Il doppio uso serve a controllare, non a lavorare in due posti. Un errore da non fare è scrivere ogni prenotazione sia nel foglio sia nel gestionale: basta una dimenticanza e i due calendari non coincidono più, e non sai quale ha ragione. Meglio una regola netta: scegli un giorno del passaggio, per esempio un lunedì, e da quel giorno ogni nuova prenotazione si scrive solo nel gestionale, mentre il foglio resta in sola lettura. Prima di quel giorno inserisci nel gestionale tutte le prenotazioni già prese per le settimane successive e controllale una per una contro il foglio.
Ogni sera, per dieci minuti, fai due confronti: le prenotazioni di domani devono coincidere con quelle che c’erano sul foglio, e ogni richiesta accettata in chat o per telefono deve essere nel calendario. Due settimane sono un buon punto di partenza, come esempio e non come regola: coprono due fine settimana.
Da controllare prima di spegnere il foglio
- Le prenotazioni dei prossimi 14 giorni coincidono con quelle del foglio.
- Il WhatsApp del centro è collegato e il codice di conferma arriva.
- Hai prenotato dal telefono come un giocatore, hai disdetto, e l’orario è tornato libero.
- Chi sta al banco sa prenotare, spostare e incassare.
- Prezzi e durate che vede il giocatore sono quelli del tuo listino.
- Le regole su anticipo, disdetta e partite in programma fanno ciò che hai deciso.
- Per tutto il periodo di doppio uso il conto del giorno coincide con la cassa.
- Il foglio vecchio è salvato con la data, in un posto che ritrovi.
Gli errori da evitare
- Attivare la prenotazione online sui campi prima di aver inserito le prenotazioni già prese.
- Inserire una rubrica con doppioni e numeri scritti in dieci modi.
- Avvisare i giocatori prima di aver preparato chi sta al banco.
- Avvisare i giocatori prima di aver collegato il WhatsApp del centro: i nuovi giocatori non riuscirebbero a registrarsi.
- Cancellare il foglio il giorno dopo, o tenerlo aperto per mesi accanto al nuovo.
- Aspettarsi uno storico identico: quello nel gestionale parte da quando lo usi.
In PadelFlow non c’è un import automatico: campi, orari e prezzi si impostano dalle impostazioni, i clienti dalla rubrica. Se vuoi vedere come si parte nel tuo caso, la demo è senza impegno: la chiedi dal sito oppure scrivi a info@padelflow.net.
Domande frequenti
Posso importare il mio foglio Excel in PadelFlow?
No: non c’è un import automatico. Campi, orari e prezzi si impostano dalle impostazioni e i clienti si inseriscono dalla rubrica. Conviene avere il foglio il più ordinato possibile prima di cominciare.
Quanto dura il passaggio da Excel a un gestionale?
Dipende da quanti dati hai e da quante prenotazioni sono già prese. Come esempio di piano, circa quattro settimane tra preparazione, doppio uso e controlli.
Perdo i miei clienti se cambio sistema?
Il rischio si riduce con una rubrica preparata bene e i giocatori avvisati, ma nessun metodo lo azzera. Chi preferisce telefonare può continuare a farlo: prenoti tu, nello stesso calendario.
Cosa faccio dello storico del vecchio foglio?
Conservalo come archivio, con la data. Lo storico in PadelFlow si costruisce da quando lo usi.
I giocatori devono scaricare un’app o cambiare abitudini?
No. Il sito si apre dal browser del telefono, senza installare nulla. Per i giocatori c’è anche l’app per iOS e Android, con gli avvisi: è attiva per ogni centro e si attiva all’avvio. Chi preferisce passare al banco può continuare come oggi.