Fatturazione per il centro padel: dagli incassi a ricevute e fatture

Stato: attiva per ogni centro, si attiva all’avvio, insieme alle prime impostazioni. Le regole fiscali restano quelle del centro e del suo commercialista: PadelFlow non dà indicazioni fiscali.

Un centro padel incassa in modi diversi: contante al banco, carta al POS, Satispay, bonifico di chi paga un corso, pagamento online dal telefono. Il problema è ritrovare tutto in ordine quando serve, la sera e a fine mese. Se i dati stanno in posti diversi, prima o poi vanno ricopiati a mano, e ogni copia è un’occasione di errore.

Come si fa senza un gestionale

Senza un gestionale la fatturazione è una catena di passaggi separati. Ognuno funziona da solo, ma ciascuno riscrive il dato del precedente.

• L’incasso si segna su un quaderno, su un foglio di calcolo o a memoria, quando il cliente paga al banco.
• Chi chiede una fattura lascia i dati su un biglietto, in un messaggio o a voce, e qualcuno li ricopia in un programma di fatturazione a parte.
• Il documento si compila in quel programma, con importo, data e metodo di pagamento riscritti a mano.
• A fine mese si confrontano a mano gli incassi del quaderno, i documenti emessi e i riepiloghi di POS e Satispay, per far tornare i totali.
• Se un importo è stato scritto male, l’errore salta fuori dopo giorni, quando nessuno ricorda com’era andata.

Con PadelFlow l’incasso si registra una volta, nel gestionale, quando il cliente paga. Da quell’incasso partono il conto del giorno e il documento. I dati sono sempre gli stessi, dalla cassa alla ricevuta.

Cosa serve a un centro a fine giornata

A fine giornata il titolare vuole sapere quanto è entrato e se i conti tornano. Servono pochi dati, scritti quando il cliente paga e non la sera a memoria.

• Il totale della giornata, diviso per metodo: contanti, carta, Satispay, bonifico, altro.
• Il confronto con ciò che c’è davvero: il contante in cassa, il totale giornaliero del POS, il riepilogo di Satispay.
• Le partite giocate e non ancora pagate, per non lasciare un incasso per strada.
• Gli incassi segnati con il metodo sbagliato, da correggere finché ci si ricorda com’è andata.

Cosa serve a fine mese e cosa raccogliere per il commercialista

A fine mese serve la vista sul periodo, nell’ordine in cui la guarderà chi tiene la contabilità. Il commercialista ha bisogno di dati completi e ordinati: conviene mettere insieme gli elementi che seguono e chiedergli quali servono davvero al centro e in quale forma li vuole.

• Il totale degli incassi del mese e il totale per metodo di pagamento, con il dettaglio giorno per giorno e le differenze di cassa annotate.
• La divisione per tipo di servizio: campi, lezioni e corsi, tornei, altro.
• I documenti già emessi nel periodo (documenti commerciali, cioè il vecchio scontrino, ricevute, fatture), con numero e data, se il centro è tenuto a emetterli o li emette.
• Le richieste di documento intestato dei clienti, con i dati che indica il commercialista: ad esempio nome o ragione sociale, indirizzo, codice fiscale o partita IVA e, per chi ha partita IVA, il codice destinatario o la PEC.
• Rimborsi, annullamenti, disdette già pagate e storni del periodo.
• Gli estratti conto della banca e i riepiloghi del POS e di Satispay, per confrontarli con gli incassi registrati.
• Le eccezioni al listino: sconti, partite offerte, prezzi concordati.

Cosa fa PadelFlow su questo tema

• Incassi per metodo: quando il cliente paga, l’incasso si registra con il metodo usato, cioè contanti, carta, Satispay, bonifico o altro.
• Conto del giorno: nella schermata Oggi, il totale degli incassi della giornata, diviso per metodo, che si aggiorna a ogni incasso registrato.
• Pagamenti online: i giocatori pagano online la prenotazione o la propria quota dal telefono, e il centro vede questi pagamenti nel conto del giorno.
• Ricevute e fatture dagli incassi: da un incasso registrato si genera una ricevuta o una fattura, con importo, data e metodo di pagamento già presenti.
• Storico dei clienti: la scheda di ogni cliente raccoglie le sue partite e quello che ha pagato.
• Listino per fascia e durata: gli importi partono dal listino deciso dal centro.
• Collaboratori con permessi: chi lavora al banco usa il gestionale con i permessi che il centro ha stabilito.

Come funziona: dall’incasso al documento

1. Si registra l’incassoQuando il cliente paga al banco, l’incasso si segna con il metodo reale. I pagamenti fatti online dai giocatori compaiono nel conto del giorno insieme agli altri.
2. Si genera il documentoDall’incasso si genera una ricevuta o una fattura. Importo, data e metodo di pagamento sono quelli già registrati, quindi non si riscrivono.
3. Si completano i dati dell’intestatario, se servePer un documento intestato servono nome o ragione sociale, indirizzo, codice fiscale o partita IVA e, per chi ha partita IVA, codice destinatario o PEC. Questi dati si chiedono una sola volta al cliente. Quali campi ci sono e come si compilano si vede in demo.
4. Le regole restano del commercialistaQuali documenti emettere e in quali casi dipende dall’inquadramento del centro e dalla normativa. PadelFlow non dà indicazioni fiscali: il centro segue quelle che ha ricevuto dal suo commercialista.

Lo scontrino fiscale, cioè il documento commerciale, e il collegamento con un registratore di cassa non rientrano in quanto descritto in questa pagina. Dipendono dalla cassa che il centro usa già e si guardano in demo.

Cosa si chiarisce con il commercialista

Quale documento serva dipende dal centro: da come è inquadrato, da chi sono i suoi clienti, da ciò che vende. Regime fiscale, documento commerciale (scontrino), ricevuta e fattura elettronica sono questioni da chiarire con il commercialista, perché dipendono dalla normativa e dall’inquadramento del centro. PadelFlow non le sostituisce. Il suo compito è tenere in un solo posto i dati che il centro ha registrato, e da quei dati generare ricevute e fatture secondo le indicazioni ricevute.

Parole che si incontrano

• Ricevuta: documento che attesta un pagamento ricevuto. Se abbia valore fiscale dipende dal caso e dal regime del centro.
• Documento commerciale: il nome attuale dello scontrino, emesso con un registratore telematico o con una procedura dell’Agenzia delle Entrate. Chi deve emetterlo lo stabilisce la normativa.
• Fattura elettronica: fattura in formato elettronico, inviata tramite il Sistema di Interscambio. Le eccezioni le conosce il commercialista.
• Codice destinatario e PEC: l’indirizzo a cui un cliente con partita IVA riceve la fattura elettronica.
• Nota di credito: documento che annulla o riduce una fattura già emessa, per esempio dopo un rimborso o un errore.

Cosa PadelFlow non fa

• Non dà indicazioni fiscali e non sostituisce il commercialista. Dichiarazioni, liquidazioni e scadenze restano del centro e del suo consulente.
• Non è la contabilità. Il conto del giorno è un riepilogo degli incassi registrati e non è un documento fiscale.
• Scontrino fiscale e registratore di cassa: questa pagina non li promette. Si guardano in demo, in base alla cassa del centro.
• Fattura elettronica: come arriva al Sistema di Interscambio dipende dal centro e dal suo commercialista e si vede in demo; questa pagina non promette l’invio automatico.
• Passaggio automatico dei clienti da un altro programma: oggi no. I clienti si caricano da un file CSV con anteprima, si aggiungono dal gestionale o si registrano dal sito del centro.
• Scaricare tutti i dati in autonomia: oggi no. Se si smette di usare PadelFlow, si può chiedere una copia dei dati.
• Tesseramento federale e rinnovi automatici: oggi no. La tessera socio c’è, con sconto e saldo prepagato; le quote sociali e il regime fiscale restano al commercialista.

Cosa chiedere a qualunque fornitore di fatturazione

Le domande valgono per PadelFlow e per qualunque altro programma. Le risposte vanno confrontate con quello che dice il commercialista del centro.

• Quali documenti genera: ricevuta, fattura, documento commerciale. E quali no.
• Se la fattura elettronica passa dal Sistema di Interscambio direttamente o va caricata altrove.
• Come numera i documenti e come gestisce date e progressivi.
• Come tratta un rimborso, un annullamento o un errore su un documento già emesso, per esempio con una nota di credito.
• Come funziona con la cassa che il centro usa già: registratore di cassa, POS.
• Per quanto tempo restano consultabili i documenti e chi può vederli, commercialista compreso.
• Cosa succede ai dati e ai documenti se il centro smette di usare il programma.
• Quali sono i costi, se sono legati al numero di documenti o al servizio nel suo insieme, e cosa comprendono.

Come si parte, nel dettaglio

1. La demoSi guarda il gestionale partendo da come il centro incassa e documenta oggi: contante, POS, bonifici, fatture richieste dai clienti.
2. Il confronto con il commercialistaPrima dell’avvio conviene chiedergli quali documenti servono, quali dati e con quale scadenza. Le risposte decidono come si usa la fatturazione.
3. L’avvioLa fatturazione si attiva per ogni centro all’avvio, insieme alle prime impostazioni: orari, campi, listino e sito. Da quel momento l’incasso registrato è la base del conto del giorno e dei documenti.
4. L’uso di ogni giornoOgni incasso si registra subito. A fine serata il conto del giorno si confronta con il contante, il POS e Satispay.

Cosa fare dal primo giorno

• Registrare ogni incasso subito, con il metodo reale. Un metodo sbagliato oggi è un conto da rifare domani.
• Confrontare il conto del giorno con cassa, POS e Satispay a fine serata. Se c’è una differenza, conviene cercarla quella sera.
• Chiedere una sola volta i dati di chi vuole un documento intestato e conservarli in un posto solo, non su biglietti sparsi.
• Annotare le eccezioni al listino, come sconti, partite offerte e prezzi concordati, perché il commercialista le chiede a fine mese.

Per vedere come funziona la fatturazione con gli incassi del proprio centro, si può richiedere una demo senza impegno oppure scrivere a info@padelflow.net. Il costo dipende dal centro e si definisce dopo la demo.